For lokale projektledere og økonomer

Som nævnt på det første partnermøde i september 2016, så er ønsket, at vi sammen får nogle gode procedurer for dokumentation og afrapportering, så vi kan koncentrere os om alt det sjove – altså at nå målet om mere bæredygtigt byggeri via vores mange spændende aktiviteter.

Vi vil løbende revidere siden med opdateringer fra Interreg, samt når vi undervejs bliver klogere på, hvad der virker godt for os.

  • Partnerskabsaftale – Lead partner udformer, og underskrives af alle
  • Ansættelseskontrakter og eventuelle tillæg/Intyg (alle)
  • Statusrapport/lägesrapport (alle)
  • Regnskab (alle)
  • Kommunikationsplan – både den samlede for os alle og dem for hver partner (Lead partner)
  • For de danske partnere: Forretningsgange – dokument som PWC sender skal udfyldes (alle danske partnere)
  • Statusrapport/lægesrapport inkl. eventuelle ændringer
  • Ansættelseskontrakter og tillæg/intyg– nye i projektet
  • Afstemning til eget bogholderi – ikke et krav for løn
  • Erklæring perioderegnskab
  • Bilag og betalingsdokumentation (evt. på stikprøvebasis)
Der er 6 perioder i projektet, og de er som følger:

  1. periode: 01.09-2016 til 28.02.2017
  2. periode: 01.03-2017 til 31.08.2017
  3. periode: 01.09-2017 til 28.02.2018
  4. periode: 01.03-2018 til 31.08.2018
  5. periode: 01.09-2018 til 28.02.2019
  6. periode: 01.03-2019 til 31.08.2019

Når vi skal afrapportere, skal Lead partner have jeres statusrapport/lægesrapport d. 1. i måneden efter periodeslut. For de danske og svenske partnere, skal I sende jeres regnskab senest d. 15. i måneden efter periodeslut.

Det vil sige, at I ved den 1. afrapportering skal indsende status-/lægesrapport d. 1. marts og regnskab senest d. 15. marts.

Overordnet set gælder følgende om statsstøttereglerne i vores projekt:

  • Vi skal have deminimis-erklæringer fra alle de virksomheder, der deltager i vores aktiviteter – dog med enkelte undtagelser:
    • Virksomheder, der deltager i Netværksmøderne (3.1.1 og 3.2.1) skal ikke lave deminimis – vi skal dog sørge for at motivere, at indholdet på møderne har generel karakter.
    • Virksomheder, der er udvalgt gennem gældende regler for udbud/upphandling, skal ikke lave deminimis

I kan finde skabelonen til deminimis-erklæringen her.

Interregs hjemmeside, kan I også læse lidt mere om de forskellige krav i de tre lande.

Har I spørgsmål, er I velkomne til at kontakte Lead partner.

 

Dokumentation og afrapportering


Lad os gøre dokumentation til en god procedure

Interreg har mange krav til dokumentationen af alle vores udgifter, og dermed til afrapporteringen. Vi vil derfor forsøge at opbygge gode rutiner allerede fra starten af, så det på den lange bane bliver så gnidningsfrit for os som muligt. Noget af det, vi gør fra Lead partner, er blandt andet at lave tjeklister til, hvad vi husker af dokumentation – baseret på, hvad Interreg har af krav. Der er indtil videre lavet tjeklister for:

  1. Ved %-ansættelse skal følgende medsendes/Indscannes:
    • Lønseddel
    • Lønberegning (oplæg fra os kan bruges)
    • Løn seddel og lønberegning indscannes i et bilag og navngives med partnernavn i teksten feks.: MEF001 – løn Christina sep. 16 – feb. 17
    • Intyk – første gang
    • Ansættelseskontrakt – første gang
    • Skal være underskrevet i måneden før medarbejderen starter på projektet eller ændringen skal træde i kraft.
    • Godkendelse (Underskrift)
  1. Ved variabel timeansættelse skal følgende medsendes/indscannes
    • Lønseddel
    • Lønberegning (oplæg fra os kan bruges)
    • Timeseddel
      • Datoen for underskrift skal være umiddelbart efter afsluttet måned (DVS: de må ikke underskrives den samme dato alle sammen – det skal være henførbar til den aktuelle måned)
    • Løn seddel, timeseddel og lønberegning indscannes i et bilag og navngives med partnernavn i teksten feks.: MEF001 – løn Christina sep. 16 – feb. 17
    • Ansættelseskontrakt – første gang
    • Godkendelse (Underskrift)
  1. Ved køb under DKK 10.000 (husk, at hvis der bruges samme udbyder flere gange, skal det være under DKK 10.000 samlet for alle tre år)
    • Bilag/fakturaer
    • Transaktion – via banken (Netbank)
    • Godkendelse (Underskrift)
  1. Ved køb over DKK 10.000
    • Bilag/fakturaer
    • 3 tilbud fra forskellige udbydere
    • Dokumentation for valg af udbyder (brug skabelon)
    • Transaktion via banken (Netbank)
    • Godkendelse (Underskrift)

Alle dokumenter indscannes i et bilag og navngives med partnernavn i teksten fx.: MEF001 – Oprettelse af hjemmeside

  1. Hotelovernatning
    • Bilag/fakturaer
    • Transaktion vi banken (Netbank)
    • Program fra møde/kursus
    • Godkendelse (underskrift)

 

  1. Transport fly/tog/bil/færge
    • Bilag/fakturaer
    • Transaktion via bank (Netbank)
    • Program
    • Ved fly – boarding Card
    • Godkendelse (Underskrift)

Alle dokumenter indscannes i et bilag og navngives med partnernavn i teksten fx: MEF001 – Hotel Gøteborg

  1. Interne møder i partnerskabet, hvor der er udgifter
    • Bilag/fakturaer
    • Dagsorden
    • Referat
    • Deltagerliste med underskrifter fra alle deltagerne

 

  1. Aktiviteter i projektet – fx netværksmøder, uddannelsesforløb, …
    • Bilag/fakturaer
    • Dagsorden
    • Referat
    • Deltagerliste med underskrifter fra alle deltagerne
    • Er der virksomheder med:
      1. CVR-nr
      2. Deminimis-erklæringer (skal skaffes inden aktiviteten afholdes)

Alle dokumenter indscannes i et bilag og navngives med partnernavn i teksten fx: MEF001 – 1. partnermøde Aalborg

Ingen bilag – er = 15% af lønomkostninger og beregnes automatisk.
  1. Vigtigt at det tydeligt fremgår:
    • Bilagsnummer
    • Kontering (Interreg. Konto)
    • Godkendelse (af rette person) – husk underskrift
    • Fakturaen skal udstedes til projektet
  1. Ved elektronisk godkendelse: Skærmprint, hvor det fremgår, hvem der har godkendt, hvornår samt kontering